Existe uma diferença entre um programa de PLD que prova que existe e um que prova que funciona. A primeira coisa que a maioria das equipes assume é que essa diferença está no orçamento quando na verdade ela mora no desenho.
O teste para saber de que lado o seu programa está é simples, e cabe em oito perguntas. Elas são exatamente o tipo de pergunta que a supervisão faz, e a maioria delas se responde por consulta em segundos quando o programa foi bem desenhado, ou por reconstrução sob prazo de inspeção quando não foi.
Vá respondendo. "Sim", "não" ou "não sei" para cada uma.
1. O dado chega enriquecido ao analista, ou ele monta o caso abrindo uma consulta por vez?
Quando o analista precisa montar o caso na mão, abrindo fonte por fonte, o tempo que sobra para o julgamento é o que menos existe. Um programa maduro investe o tempo e a energia da equipe no caso que exige a análise e tomada de decisão humana, não na montagem do caso.
2. A regra que gerou o alerta é consultável na versão que estava vigente na data do fato?
O art. 40, § 1º da Circular 3.978 manda manter documentados os parâmetros, as variáveis, as regras e os cenários. Documentar regra não é escrever no manual que existe uma regra. O necessário é conseguir demonstrar, para uma operação de dezoito meses atrás, qual versão do cenário estava vigente, com qual parâmetro, quem definiu o critério e quando. Além disso, conseguir essa informação de modo ágil e simples é essencial sem correr o risco de perder rastro e controle com mudanças de equipe, atualizações de políticas, férias, entre outros.
3. O dossiê se monta durante a análise, ou se escreve depois, de memória?
O art. 43, § 2º exige que a análise seja formalizada em dossiê. Dossiê montado durante a análise registra o critério real da decisão. Dossiê escrito depois, de memória, registra o critério que a pessoa lembra de ter usado, que raramente é o mesmo. E conectando com a primeira pergunta, o quão fácil é montar o dossiê e apontar a origem das informações que constam nele?
4. A decisão de arquivar tem o mesmo padrão de registro que a decisão de comunicar?
Esta é a que mais expõe programas incompletos. O dossiê existe mesmo quando não há comunicação ao COAF, e para a supervisão o dossiê de uma análise arquivada pode ser mais revelador que o da que foi comunicada, porque mostra o critério real de decisão. Programa que só documenta o que comunicou tem um silêncio, e silêncio em série é interpretado.
5. Você conta o prazo de seleção começa a partir da ocorrência, ou de quando o alerta apareceu na fila?
O prazo de seleção do art. 39, parágrafo único, corre a partir da ocorrência da operação, não do momento em que o sistema gerou o alerta. Cenário que só fecha no processamento do mês seguinte queima metade do prazo antes de existir caso. Se a sua resposta foi "da fila", você tem menos tempo do que pensa.
6. Quando a lista do GAFI muda, quem verifica, com que periodicidade, e onde fica registrada a data em que a atualização entrou na esteira?
A lista de jurisdições sob monitoramento do GAFI é revisada várias vezes por ano, e muda nas duas direções. É o controle mais fácil de automatizar bem, e um dos mais comuns de encontrar sem dono definido, justamente porque depende de uma fonte externa que muda sem aviso. Entradas ganham atenção. Saídas, não, e a saída não processada gera atrito comercial com cliente de país que já se regularizou.
7. A mudança de classificação de risco de um cliente dispara reanálise, ou depende de alguém lembrar?
O art. 20 manda revisar a classificação "sempre que houver alteração no perfil do cliente ou na natureza da relação de negócio. Duas palavras ("sempre que") definem o critério, mostrando que classificação de risco é um estado que muda ao longo da relação e cuja variação precisa disparar uma nova due diligence, não um atributo preenchido no onboarding e congelado ali.
8. Qual a proporção dos alertas descartados antes de chegar ao analista, por qual regra, e com base em qual versão da política?
A mais desconfortável, e a mais útil, porque é a que a supervisão faz. A Circular 3.978 permite contratar serviços auxiliares à análise, mas o artigo 44 veda terceirizar a análise em si. Um mecanismo que descarta alertas antes de qualquer humano olhar está exercendo juízo. Descarte que a instituição consegue explicar, regra por regra, é insumo. Descarte que ela não consegue explicar é juízo que saiu de casa sem autorização. Seus analistas não precisam validar cada regra de cada dossiê manualmente, mas você precisa conseguir mapear o que cada uma delas está gerando de impacto.
O que as suas respostas dizem
Some os "não" e os "não sei". Se passaram de dois, contratar mais gente ou aumentar orçamento não resolve, porque o que falta não é esforço. As perguntas cobram obrigações que seguem vivas depois da resposta inicial, e um processo desenhado para verificar uma vez não acompanha o que muda depois.
O padrão por trás das oito perguntas é sempre o mesmo: obrigações de estado que muda, com prazo correndo e prova exigível anos depois. Capacidade financeira reavaliada de forma permanente, classificação revisada a cada mudança de perfil, condição de PEP que perdura cinco anos, lista do GAFI revisada várias vezes ao ano, dossiê recuperável uma década adiante.
Nosso guia de PLD para fintechs e bancos digitais parte exatamente daí. Ele mostra onde cada uma dessas obrigações nasce na Circular 3.978, por que a verificação pontual não resolve nenhuma delas, e o que separa um programa que prova que existe de um que prova que funciona.
A VAAS é uma ferramenta de qualificação e monitoramento contínuo de clientes, fornecedores e parceiros. Ela entrega o dado enriquecido pronto para o analista, monta o dossiê durante a análise e registra a trilha de evidências de cada decisão.
Na prática, isso significa responder às perguntas da fiscalização por consulta, em segundos, com a prova pronta desde o dia da decisão. O julgamento continua com o seu time. A visibilidade, a gente garante.
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